連休中の連絡に「休み明けに返信します」と自動で伝える｜休みに入る前にやっておく設定

休みに入る前の日の夕方に、取引先からメールが届く。急ぎではなさそうなので、返事は休み明けにしようと決めてパソコンを閉じる。無理のない判断ですが、送った側には、こちらが休みに入ったことも、いつ返事が来るのかも見えていません。

休みに入る前に、メールの自動返信とチャットの「お休み中」の表示を入れ、前日に届いたメールには一言返して「いつから返事できるか」を伝えておけば、相手は待つか、ほかの人に連絡するかを自分で決められます。土日が休みの職場なら、2026年は9月19日（土）から23日（水）までが5連休です（内閣府「国民の祝日について」、2026年9月15日確認）。

仕事用のアカウントが複数ある人ほど、設定を入れる場所は増えます。何をどこに入れるかを数日前までに決めておくと、最終日に慌てずに済みます。

先に結論 連休前にやることは、仕事で使っているアカウントを書き出し、メールには自動返信、チャットとカレンダーには「お休み中」の表示を入れることです。自動で知らせられない場所には一言書き残し、休みの前日に届いたメールには一言返しておきます。伝える中身は「いつから返事できるか」と「急ぎの連絡先」の2つで足ります。休み明けの朝は、設定が外れたかと、アプリで止めた通知を戻したかを確かめます。

返事が何日も止まると、相手は「届いているのか」から分からなくなる

平日なら、メールの返事が半日なくても、相手は「会議が続いているのかな」と考えて待てます。5日となると、届いていないのか、見落とされたのか、急ぎの件をほかの誰かに回すべきなのか、相手はそこから考えなければなりません。

返事がないまま同じ相手から再送やチャットが来れば、その通知で休み中のこちらのスマホも鳴ります。Outlook の自動応答は、Microsoft のサポートページで、不在ですぐに返事ができないことを送り主に知らせる機能と説明されています（2026年9月15日確認）。休みに入ってから一件ずつ返すより、休む前に自動返信を一度入れておくほうが、相手もこちらも手間が少なくて済みます。まずは、何を伝えるかから決めます。

伝えることは「いつから返事できるか」「急ぎはどこへ」の2つだけ

自動返信の文面というと、丁寧なあいさつや休む理由まで書きたくなります。ただ、受け取った相手が知りたいのは、自分がこのあと何をすればいいかです。Slack の不在ステータスのヘルプにも、不在のあいだ誰に連絡すればよいかと、いつ戻るのかを伝えられると書かれています（Enterprise プラン向けの機能。2026年9月15日確認）。相手が次に動くために要る情報は、次の2つです。

• いつから返事できるか（休み明けの日付で書く）
• 急ぎのときは、どこへ連絡すればいいか（部署の窓口のアドレスや、代わりに対応できる人）

私たちは、休みの期間より戻る日を書くほうが、相手には親切だと考えています。「9月19日から23日まで休みます」だけでは、24日に返事が来るのか、24日から読み始めるのかが分かりません。たとえば件名を「不在のお知らせ（9月24日から順にお返事します）」にし、本文を「9月23日（水）までお休みをいただいています。9月24日（木）から順にお返事します。お急ぎの件は◯◯までご連絡ください。」の3文にすれば十分です。

代わりの人の名前や連絡先を載せるときは、本人に一言断ってから入れます。設定によっては、自動返信は面識のない相手にも届くからです。代わりの人を立てられないときは、「お急ぎの場合は件名に【急ぎ】と入れてください」と添えておけば、休み明けにそこから読めます。休む理由や行き先は、相手の次の行動には関係しないので、書かなくて構いません。

仕事で使っているアカウントを先に全部書き出す

設定に入る前に、仕事で使っているアカウントをメモに書き出します。自動返信やお休み中の表示は、サービスごとではなく、アカウントごとに入れるものだからです。社内用の Gmail に入れても、取引先とのやりとりに使っている別のアドレスには何も入りません。

取引先ごとにアドレスを分けている人や、社内の Slack とは別に顧客側のワークスペースにも参加している人は、それだけ入れる場所が増えます。アカウントの横に「どうやって知らせるか」を並べておくと、そのまま作業の順番になります。

アカウント（例）	知らせ方	入れる場所
社内用のメール	自動返信（Gmail では「不在通知」）	Gmail の設定
取引先用のメール	自動返信（Outlook では「自動応答」）	Outlook の設定
社内のチャット	お休み中の表示（Slack は通知の一時停止も）	Slack・Teams
自分の予定表	休みの予定	Google カレンダー
取引先と共有しているチャット	休む前の一言	そのグループやルーム

呼び方はサービスごとに違っても、休んでいる間に「いつから返事できるか」を相手に見せる点は同じです。まずはメールから入れていきます。

メールの自動返信は、アドレスを持っているサービスの設定で入れる

自動返信は、読んでいるアプリではなく、そのアドレスを持っているサービスの設定画面で入れます。Gmail では、画面右上の設定アイコンから「すべての設定を表示」を開き、「全般」タブの「不在通知」をオンにします。期間、件名、メッセージを入れて保存すれば完了です。2026年9月15日時点のGmail ヘルプによると、返信が送られるのは開始日の午前0時から終了日の午後11時59分までです。

今回の連休なら、開始日に19日、終了日に23日を入れます。終了日を24日にすると、仕事に戻った日にも自動返信が送られます。反対に、開始日より前、たとえば18日の夕方に届いたメールには自動返信が送られないので、その日のうちに「24日から順にお返事します」と一言返しておきます。

パソコンを閉じたあと、18日の夜のうちに届くメールにも自動返信は送られません。気になるなら、開始日を18日にしておく方法もあります。その場合は、18日の午前0時から自動返信が送られます。

ここで決めておきたいのは、メッセージ欄の下にある、連絡先にだけ返信を送るためのチェックボックスをオンにするかどうかです。オンにすると、連絡先に登録していない送り主には自動返信が送られません。やりとりのある取引先を連絡先に入れているなら、オンにしておくと返信する相手を絞れます。初めて問い合わせてくる相手にも知らせたい窓口のアドレスでは、オフのほうが合っています。

Outlook では「自動応答」という名前で、同じように期間とメッセージを入れます。ブラウザで使う Outlook on the web なら、ページ上部の「設定」から「アカウント」→「自動応答」を開きます。「自動応答」をオンにしてから「次の期間に限り応答を送信する」にチェックを入れ、開始と終了の時刻を入れます。組織の外の送り主のうち、連絡先に入っている相手にだけ返したいときは、同じ画面で「連絡先にのみ返信を送信」を選びます。

Outlook の自動応答を説明した Microsoft のページ（2026年9月15日確認）には、職場や学校のアカウントで組織の外にも自動応答を送ると、ニュースレターや広告、迷惑メールにも返信されるため、連絡先にだけ送る設定を勧めると書かれています。期間を指定しないと、自分でオフにするまで返信が続く点にも気をつけてください。Mac 版の Outlook アプリは手順が別なので、同じページの関連記事から Mac 版の手順を開いてください。

ひとつ落とし穴があります。Outlook のアプリで Gmail など他社のメールを読んでいるときです。

Gmail や Yahoo、POP・IMAP（ほかのメールサービスをアプリで読むための方式）のアカウントは、新しい Outlook では自動応答を使えません（Microsoft の新しい Outlook の手順ページで確認）。Gmail のアドレスなら、Outlook ではなく Gmail の設定画面で入れます。

職場のアカウントで Teams も使っているなら、Teams の「外出中のスケジュール」で期間を決めると、同じアカウントの Outlook の自動応答もその期間でオンになります。Teams の手順は、次のチャットの章で扱います。

チャットは「お休み中」の表示と通知の一時停止で伝える

チャットでは、名前の横の表示で休みを知らせます。相手はメッセージを送る前に、その表示に気づけます。Slack なら通知も一時停止できるので、こちらのスマホも休み中は鳴らなくなります。ただ、同じ「お休み中」の表示でも、Slack と Teams でできることは違います。

場所	お休み中の伝え方	気をつけること
Slack	ステータスと通知の一時停止	不在のステータスは Enterprise プランの機能
Teams	外出中のスケジュール	同じアカウントの Outlook の自動応答も入る。組織の外への返信は別に選ぶ

Slack では、プロフィール写真から「ステータスを更新する」を開き、休みの予定と戻る日を書きます。休暇前の準備をまとめた Slack の記事によると、休暇中のステータスは、前もってスケジュールを組んでおけます。通知は、プロフィール写真の「通知」から時間枠の「カスタム」を選び、休みの期間に合わせて一時停止しておきます。

通知の一時停止は、すべてのプランで使えます。一時停止中でも、ほかのメンバーは DM を送るときに1日1回だけ設定を上書きして通知できるので、急ぎのときに相手の側から知らせる手段は残ります。Enterprise プランなら、名前の横に ⛔ が付く不在のステータスも使えます（2026年9月15日確認。プランや画面の名前はこの時点のもの）。

Teams では、プロフィール画像から「状態メッセージの設定」を開き、「外出中のスケジュール」を選びます。「自動応答を有効にする」をオンにしてメッセージを入れ、「不在時」にチェックを入れて開始と終了の日時を選び、保存します。前の章で触れたとおり、ここで予約した期間とメッセージは、同じ職場のアカウントの Outlook の自動応答にもそのまま入ります（Microsoft のサポート、2026年9月15日確認）。取引先など組織の外にも返したいときは、同じ画面で組織の外にも返信する項目（Microsoft サポートの訳では「自分の組織外に返信する」）にチェックを入れ、連絡先だけに返すか、外部のすべての送り主に返すかを選びます。

複数のアカウントを1つのアプリにまとめているなら、アプリ側の通知もここで決めておきます。PYXORA では、通知の ON/OFF をアカウントごとに切り替えられます。仕事用のアカウントは止めて、個人の連絡に使っているアカウントだけ残す、といった分け方ができます。通知を止めても相手には何も伝わらないので、ステータスや自動返信と組み合わせて使います。

チャットの表示が目に入るのは、メッセージを送ろうとした相手です。休み中に会議へ招こうとする相手には、予定表で知らせます。

予定表には「不在」を入れて、休み中の会議の招待を断る

予定表には、休みの期間を入れておきます。Google カレンダーをパソコンで開き、休みの最初の日をクリックして「不在」を選ぶと、期間を指定できます。「不在」にした期間の会議の招待は自動で辞退でき、辞退するときのメッセージも編集できます。戻る日を書いておけば、招待した人はそれを見て日程を組み直せます。

Google カレンダーのヘルプでは、「不在」の手順は、職場や学校のアカウントで業務時間と空き情報を設定するためのページの中で案内されています。同じページには、業務時間や勤務場所の項目が出ないときは、組織の管理者がオフにしている可能性があると書かれています。職場や学校のアカウントで「不在」が見当たらないときは、管理者に聞いてみてください。

個人のアカウントで「不在」が選べないときは、休みの期間に普通の予定を入れておきます。相手にどこまで見えるかは共有の権限で変わるので、予定を共有している相手がいるなら、権限も見ておきます。ここまでは、自分のアカウントに入れる設定です。取引先と一緒に使っている場所では、入れた表示が相手に見えるとは限りません。

自動で返せないところには、休む前に一言書いておく

取引先と一緒に使っているチャットのグループや、自分が招かれている顧客側のワークスペースでは、ステータスが相手にどう見えるかは分からないことがあります。Slack の不在ステータスのヘルプでも、外部の組織のメンバーに不在ステータスが見えるのは Enterprise オーガナイゼーションの設定で許可されている場合で、不在のメッセージは同じ組織のメンバーにしか表示されないと書かれています。

自動で知らせる機能が見当たらない場所には、休みの前日に届いたメールと同じように、最後のやりとりで一言添えます。書くのはメールの自動返信と同じ2つです。文面は短くして、「19日から23日までお休みをいただきます。24日から順にお返事します」の2文に、急ぎの連絡先を1行足します。やりとりのいちばん下に残っていれば、相手が次にメッセージを送ろうとしたときに目に入ります。

休み明けの朝は、自動返信が止まったかを見てから未読を開く

休み明けの朝は、未読を開く前に、休み前に入れた設定が外れているかを確かめます。終了日を1日間違えて入れていたり、期間を指定しないまま保存していたりすると、仕事に戻った日にも「休んでいます」と返し続けてしまいます。

• メールの自動返信が止まっているか（書き出したアカウントの数だけ見る）
• チャットのステータスが戻り、Slack の通知の一時停止が解けているか
• アプリでアカウントごとに止めた通知を戻したか
• Google カレンダーの「不在」で辞退した会議が、組み直されているか
• 休む前に一言書いたグループに、戻ったことを伝えたか

確認が済んだら、未読に入ります。休暇前の準備をまとめた Slack の記事も、戻ったら「メンション＆リアクション」を確認するよう勧めています。自分宛ての連絡から先に読み、チャンネル全体の流れは後回しにすると、急ぎの件を見落としにくくなります。

メール、予定、チャットをどの順番で開くかを決めておくと、休み明けに限らず朝の立ち上がりが楽になります。開く順番の決め方は朝の仕事開始を早くする「開く順番」テンプレで扱っています。

まとめ

相手が困るのは、返事が止まることより、その事情を知らされないまま待つことです。書き出したアカウントに期間つきの設定を数日前までに入れておけば、休みの前日に残るのは、その日に届いたメールや共有のグループへの一言くらいで済みます。休み明けの朝は、自動返信やお休み中の表示が外れたかと、アカウントごとに止めた通知を戻したかを確かめてから未読を開いてください。

休みの前日の夕方にメールをくれた取引先にはその日のうちの一言が、休み中にメールをくれた相手には、設定した範囲で自動返信が届きます。チャットの相手には、お休み中の表示か、休む前に書いた一言が目に入ります。どの相手も、24日の返事を待つか、急ぎの窓口に連絡するかを自分で選べます。